כאשר מגישים מועמדות למשרה מסוימת בדרך כלל מבקשים מהמועמד להביא איתו תעודת זהות, עותק של קורות חייו ולעיתים מכתב המלצה.
אז מה הם בדיוק אותם מכתבי המלצה עליהם כולם רושמים בסוף קורות החיים שלהם?
מכתב המלצה הינו מכתב אותו כתב המעסיק הקודם שלך או המפקד שלך בצבא ובו הוא מתאר את ההתרשמות שלו מהתפקוד שלך בחברה בה עבדת תחתיו. אורך המכתב אינו עולה על דף אחד.
כאשר אתה נמצא בראיון עבודה, המראיין צריך לסמוך על כך שמה שאתה מספר לו ושמה שכתבת בקורות חייך נכון. ולשם כך, הוא מעדיף לשמוע חוות דעת חיצונית על תפקודך ועל כישוריך.
בשלבים מתקדמים בראיון העבודה תתבקשו למסור את מכתבי ההמלצה שבידכם, וקחו בחשבון שאף יתקשרו לכותב המכתב בכדי שיוכל להבהיר לו דברים שלא הובהרו מספיק במכתב.
יכול מאוד להיות שכרגע אין לכם ולו מכתב המלצה אחד, וזה בסדר גמור.
אך בכדי לשנות את הדבר עליכם לפעול כבר עכשיו בנושא מתוך חשיבה על העתיד שלכם. מכתב המלצה ישמש אתכם רק בראיון עבודה הבא שלכם ויכול להיות שעד אז לא תהיו בקשר עם מי שרציתם שימליץ עליכם או שיחסיכם איתו עלו על שרטון.
מן ההיגיון יש לשאוף לכך שכותב מכתב ההמלצה יהיה בתפקיד בכיר בארגון, כך מכתב ההמלצה יהיה מרשים יותר. העדיפות הינה לממליץ בעל תואר כגון, מנכ”ל, דוקטור, מג”ד וכו’ שוב בכדי לצור רושם יותר טוב על קורא המכתב.
גם אם אין מנהל שיוכל להמליץ עליכם מסיבות כאלו ואחרות, גם המלצה של מרצה באוניברסיטה או לקוח גדול שטיפלתם בתיק שלו, יכולות לשמש כהמלצות מצוינות.המלצות מסוג זה הן המלצות ממוקדות נושא, ולכן יש לשלבן רק בתפקידים בהם ההמלצות קשורות לתפקיד.
חשוב ליידע את הממליצים שלכם שמכתבי ההמלצה שהם כתבו עליכם נמסרו לחברות אחרות, כך במידה והם יקבלו טלפון בנושא, הם ידעו במה מדובר.
נקודות חשובות לגבי כותב המכתב, במידה ועבדתם בעסק משפחתי אין לבקש מקרוב משפחה שיכתוב מכתב המלצה, זה משדר חוסר מקצועיות ולא ניתן לסמוך על דעתו שכן היא לא אובייקטיבית.
בנוסף, במידה ומנהל כלשהו כתב לכם מכתב המלצה אך לפני עזיבתכם את מקום העבודה הקשר בנכם לא נסגר בצורה טובה, ישנה עדיפות לא להשתמש במכתב ההמלצה של אותו מנהל מתוך חשש שמא יתקשרו אליו לבקש את חוות דעתו עליכם והוא יחליט להרוס את הרושם אותו ניסיתם ליצור אל מול הארגון החדש.
מכתב המלצה מודפס על דף רשמי של העסק או לפחות עם לוגו וחותמת החברה – הגשת מכתב המלצה הרשום על דף רגיל מעורר חשד כי הינו מכתב שקרי ותוכנו מועמד בספק.
יש לשמור על תבנית קבועה המזוהה עם מכתבי המלצה,
בראש הדף יש לרשום, “לכל מאן דבעי”או “לכל דורש”.
ככותרת המכתב יש לציין את נושא הפנייה להלן, “הנדון – מכתב המלצה עבור: השם שלכם”.
כעת נעבור לתוכן המכתב, על הממליץ לפרט על יחסי העבודה שלו איתך, תפקיד המומלץ תחת הנהלתו ומשך זמן עבודתו בחברה.
על הממליץ לציין תכונות טובות ודברי שבח עליך.
חשוב לדעת, אם ההמלצות נשמעות מוגזמות ומצוינים פרטים לא רלוונטים יעורר תמיהה אצל המראיין ויש להימנע מכך.
על המכתב להיות תמציתי ורלוונטי למשרה אליה אתם מתמודדים, במידה ואין כזה, יש להתמקד בתפקיד אותו ביצעתם תחת כותב מכתב ההמלצה.
בסוף המכתב יש לרשום משפט סיום כגון, אני (שם הממליץ) ממליץ בחום על (שם המומלץ).
על הממליץ לרשום את שמו, טלפון בו הוא זמין תפקידו, שם הארגון ולחתום בחותמת החברה.
במידה ופוטרת, הרגשת שלא בנוח לבקש מכתב המלצה מאף מנהל או שעזבת. תדע כי בראיון העבודה יוכלו לבקש ממך להמציא מכתבי המלצה ובמקרה כזה תצטרך לחשוב מראש על תשובה שתציג אותך באור חיובי.
אין להשמיץ את החברה או המעסיק הקודם – אם תדבר רעה על מקום העסקתך האחרון לא יעבור זמן רב עד שתשמיץ על החברה העתידית.
במקום זאת, ניתן לומר כי עקב בעיות אישיות או מקצועיות הדברים לא נחתמו בצורה יפה בינך לבין הארגון וכי נושא כתיבת מכתב המלצה לא עלה כלל על הפרק.
מכתב המלצה הוא כלי חשוב שאין להמעיט בערכו, לכן חשוב שלא לציין בקורות חיים כי, “מכתבי המלצה יינתנו בהתאם לצורך”, במידה ואין כאלו – אסור לשקר בקורות החיים ובראיון העבודה בכלל.